「会議があります」
そう言われて、喜ぶ人はいない。
でも、会議は減らない。なぜか？会議のコストを、誰も計算していないから。
会議のコスト
1時間の会議に、10人が参加する。
1人の時給が5000円だとしたら、会議のコストは5万円だ。
その会議で、5万円分の価値を生んだか？
ほとんどの場合、答えはNoだ。
会議が増える理由
会議は、簡単に増える。
「ちょっと相談したい」「情報共有したい」「顔合わせしたい」
悪気はない。でも、会議が増える。
そして、誰も「この会議、本当に必要か？」と問わない。
37signalsの会議ルール
Basecampを作る37signalsには、厳しいルールがある。
会議は、最後の手段。 メール、チャット、ドキュメントで解決できないか、まず考える。
会議は、5人以下。 それ以上は、会議ではなく、プレゼンだ。
会議は、30分以内。 長い会議は、非効率の証拠だ。
アジェンダがない会議は、しない。 何を話すか明確でないなら、会議する意味がない。
会議が必要な時
会議が必要な時もある。
意思決定。 複雑な判断が必要な時。関係者の合意が必要な時。
ブレインストーミング。 新しいアイデアを出し合う時。でも、これも30分で十分だ。
緊急対応。 危機的状況。迅速な対応が必要な時。
それ以外は、会議ではなく、非同期コミュニケーションで済む。
情報共有会議の無駄
「情報共有のための会議」
これは、最も無駄だ。
情報共有は、ドキュメントでいい。Slackでいい。メールでいい。
みんなの時間を奪って、読み上げる必要はない。
会議を減らす方法
デフォルトはNo。 会議の依頼が来たら、まず「本当に必要か？」と問う。
非同期でできないか考える。 ドキュメントで共有できないか？Slackで議論できないか？
出席者を減らす。 本当に必要な人だけ。「念のため」の出席者は要らない。
時間を短くする。 1時間ではなく、30分。30分ではなく、15分。
定例会議を見直す。 毎週やっている会議、本当に毎週必要か？
Amazonの会議文化
Amazonには、面白いルールがある。
会議は、6ページのメモから始まる。 会議の最初の15分は、全員がメモを読む。そして、議論する。
PowerPointは禁止。 箇条書きではなく、文章で書く。深く考える必要があるから。
2枚のピザルール。 会議の参加者は、2枚のピザで足りる人数まで。
会議の代わりに
会議の代わりに、こうしよう。
ドキュメントを書く。 考えを整理して、書く。共有する。フィードバックをもらう。
非同期コミュニケーション。 Slackで議論する。返信は、都合のいい時でいい。
1on1。 大人数の会議ではなく、必要な人と1対1で話す。
決定事項だけ共有。 プロセスではなく、結果だけ共有する。
会議は、コストだ。時間も、お金も、エネルギーも使う。
会議を減らせ。本当に必要な会議だけ、しろ。